W ostatnim czasie coraz więcej firm decyduje się na to, aby pracownicy wykonywali swoje obowiązki zdalnie. Jest to przede wszystkim wygodne rozwiązanie dla obu stron, które jednocześnie pozwala – nierzadko w znacznym stopniu – ograniczyć koszty pracodawcy. Niemniej jednak każda firma musi stworzyć odpowiednie warunki dla tych, którzy pracują z domu bądź z innego, dowolnego miejsca. Jak wspomagać pracę zdalną?
Program, który może wiele
Na początku warto uświadomić sobie, że kluczem do sukcesu, w przypadku pracowników biurowych, jest dobry program. Powinien on służyć zarówno pracownikom księgowości, jak i kadr i płac oraz działu sprzedaży. W kontekście sprzedaży dobry program dla firmy powinien obejmować również magazyn. Dzięki temu pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki bez konieczności kontaktowania się z innymi – mają bowiem dostęp do wszystkich informacji w jednym miejscu, a mianowicie w programie komputerowym. Co więcej, warto zaopatrzyć się w program, którego nie trzeba instalować na każdym komputerze służbowym. Przykładem jest subiekt w chmurze, który może działać na dowolnym urządzeniu, które posiada dostęp do internetu. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy, których komputer służbowy odmówił posłuszeństwa, mogą w dalszym ciągu wykonywać swoją pracę. Program w chmurze przydaje się również osobom, które pełnią w firmie funkcje kierownicze. Mogą oni, w razie potrzeby, wejść do systemu nawet w trakcie urlopu lub w ciągu weekendu, gdy są poza biurem.
Efektywny system zarządzania
Pracownicy, którzy wykonują swoje obowiązki zdalnie, w dalszym ciągu zobowiązani są do przestrzegania regulaminu pracy. Muszą więc pracować w wymiarze etatu, który przewiduje ich umowa. Nie może dochodzić do sytuacji, w której pracownik zajmuje się prywatnymi sprawami w godzinach pracy. Z drugiej jednak strony praca zdalna sama w sobie ma być dosyć elastyczna. Dlatego też warto wypracować pewne regulaminy, a także efektywne systemy zarządzania, które pozwolą kontrolować wyniki pracy poszczególnych osób. Sam system zarządzania jest bardzo przydatny kierownikom zespołów, natomiast regulamin powinien odpowiadać na wszelkie pytania pracowników dotyczące wykonywania obowiązków w domu.
Regularne spotkania
Nie jest prawdą, że praca zdalna całkowicie zamyka nas na kontakt z pozostałymi członkami zespołu. Osoby zarządzające powinny organizować konferencje online, na których pracownicy będą mogli się spotkać, porozmawiać i wymienić spostrzeżenia. Konferencje powinny odbywać się przynajmniej raz w tygodniu, najlepiej na początku (możemy wtedy określić zakres prac do wykonania w danym czasie) lub na końcu (mamy wtedy okazję do podsumowania całego tygodnia). Regularne spotkania online mają pełnić funkcję regulacyjną oraz motywacyjną. Ich zadaniem jest przypomnienie pracownikom, że w dalszym ciągu są oni częścią zespołu, nie pracują sami dla siebie. W pracy zdalnej często o tym zapominamy, przez co zatracamy nieco sens naszych działań. Tymczasem czaty służbowe z innymi pracownikami i z przełożonymi pozwalają poczuć się jak w biurze, tyle że wirtualnym.