Dotychczas deklaracje przez internet składały w ZUS-ie jedynie duże przedsiębiorstwa. Od 21 lipca drogą internetową dokumenty przesyłać będą wszystkie małe i średnie przedsiębiorstwa. Problem w tym, że zeznania muszą być opatrzone certyfikowanym podpisem elektronicznym, co wiąże się nawet z kilkutysięcznym wydatkiem.
E-podpis to technika potwierdzania autentyczności dokumentów i tożsamości ich nadawców. Daje pewność, że dokument wysłany drogą elektroniczną pochodzi od danego nadawcy. Spośród dwóch rodzajów podpisów – zwykłego i tzw. kwalifikowanego – zrównany pod względem prawnym z podpisem odręcznym jest jedynie ten drugi. Dotychczas w kontaktach z ZUS korzystano z e-podpisu dedykowanego, używanego tylko do jednego celu. Firmy za niego nie płaciły. Teraz potrzebny będzie e-podpis kwalifikowany. Certyfikaty kosztują 190 – 260 zł (na rok lub dwa lata), a urządzenia do składania cyfrowych podpisów – 230 – 450 zł, zależnie od odmian sprzętu i dodatkowych funkcji.
Wymóg posiadanie e-podpisu dotyczy firm rozliczających ze składek więcej niż pięć osób, ponieważ to właśnie one składają e-deklaracje do ZUS. Dotychczas jego posiadanie nie było konieczne, jednak od 21 lipca zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe i inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek, jak również ich korekty muszą trafiać do ZUS opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Szkopuł w tym, że podpis elektroniczny ma identyfikować jedną osobę fizyczną i jest przypisany wyłącznie do niej. Tak wynika z ustawy o podpisie elektronicznym. Oznacza to, że jeden pracownik wyposażony w podpis elektroniczny w firmie nie wystarczy. Może bowiem nagle zmienić pracę, pójść na dłuższy urlop albo zwolnienie lekarskie. Dlatego najlepiej, by firma miała dwa albo więcej certyfikowanych podpisów. To z kolei wiąże się z wyższymi wydatkami.
MS