Własna działalność daje swobodę decydowania o kierunku pracy i przychodach, ale już od samego początku generuje konkretne koszty. Część z nich pojawia się jednorazowo, inne będą wracać co miesiąc. Da się je oszacować i zaplanować tak, by budżet wytrzymał ten pierwszy, wrażliwy etap, którego wiele firm nie jest w stanie przetrwać.
Opłaty formalne, forma opodatkowania i składki
Pierwszy krok to wybór formy prawnej i opodatkowania. Rejestracja jednoosobowej działalności w CEIDG nie wymaga opłaty urzędowej, ale koszty w różnych kwotach pojawiają się gdzie indziej:
-
pieczątka (jeśli będzie potrzebna),
-
konto firmowe,
-
podpis elektroniczny do wysyłki JPK,
-
doradztwo podatkowe przy wyborze formy (szczególnie przydatne przy pierwszej działalności).
Przy spółce kapitałowej trzeba doliczyć koszty umowy (u notariusza lub przez system S24), opłaty sądowe oraz księgowość pełną zamiast uproszczonej. Zanim zapadnie decyzja, warto policzyć, ile realnie wyniesie obsługa księgowa i jakie będą skutki podatkowe dla planowanej skali przychodów.
Na starcie pojawia się pytanie o składki. Ulga na start pozwala przez pierwsze miesiące opłacać wyłącznie składkę zdrowotną, potem możliwe jest przejście na preferencyjne składki lub Mały ZUS Plus, jeśli spełnione są warunki. Składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania i poziomu dochodu lub przychodu, więc bez prognozy trudno ocenić obciążenie.
Nie należy pomijać podatku VAT. Część branż może korzystać ze zwolnienia podmiotowego do określonego limitu obrotów, jednak rezygnacja z rejestracji jako podatnik VAT bywa mniej opłacalna, jeśli zakupy inwestycyjne są znaczące. Decyzja powinna wynikać z kalkulacji – czy odbiorcy są firmami odliczającymi VAT, czy sprzedaż kierowana będzie do konsumentów. Wybór wpływa na cenę końcową oraz przepływy pieniężne w pierwszych miesiącach.
Wydatki operacyjne, które szybko rosną
Ile kosztuje założenie firmy? Wydatki operacyjne w nowo powstałej firmie mogą rosnąć szybciej, niż początkowo zakładano, szczególnie przy zwiększających się kosztach energii, usług i materiałów. Do tego dochodzą stałe opłaty, takie jak wynajem lokalu, księgowość czy ubezpieczenia.
Księgowość i doradztwo
Miesięczna obsługa uproszczonej księgowości jest tańsza od pełnej, ale warto upewnić się, że w pakiecie znajdują się JPK, kadry (jeśli będzie zatrudnienie) oraz wsparcie przy kontroli. Dobrze, gdy biuro rozlicza stałą stawką, bez dopłat za każdą dodatkową czynność.
Domena, hosting, prosta strona
Rejestracja domeny to wydatek roczny, hosting również. Stronę startową da się zbudować modułowo i rozszerzać później, zamiast zamawiać rozbudowany serwis od razu. Liczy się czytelność oferty i dane kontaktowe, a nie rozmach.
Marketing płatny i treści
Budżet reklamowy bywa mały, ale musi być regularny. Lepiej uruchamiać krótkie kampanie testowe niż przepalać środki na jedną, długą emisję bez optymalizacji. Warto zaplanować podstawowe materiały, takie jak opis oferty, cennik, zdjęcia.
Sprzęt i wyposażenie
Laptop, monitor, telefon, drukarka, narzędzia branżowe. Zamiast kupować wszystko od razu, lepiej zacząć od niezbędnego minimum. Pozostałe elementy można dołożyć po pierwszych zleceniach lub przy dochodach przewyższających próg rentowności.
Konto firmowe i prowizje
Część banków oferuje bezpłatne konta na start, ale warto sprawdzić opłaty po okresie promocyjnym oraz cennik przelewów natychmiastowych i kart wielowalutowych. Płatności online generują prowizje, które należy wkalkulować w ceny.
Założenie firmy w Polsce często jest bezpłatne, jednak pierwsze wydatki pojawiają się od razu po starcie działalności. Trzeba liczyć się z kosztami wyposażenia, marketingu, opłat urzędowych czy obsługi księgowej. Wysokość wydatków zależy od branży i skali planowanych działań.
Budżet na pierwsze pół roku – jak zaplanować wydatki i nie stracić płynności?
Najpewniej działa proste zestawienie obejmujące osobno koszty jednorazowe, koszty stałe miesięczne i koszty zmienne zależne od sprzedaży. Do każdej pozycji wpisuje się kwotę minimalną i maksymalną, tworząc widełki. W kolejnym kroku oblicza się próg rentowności, czyli np. ile sztuk produktu należy sprzedać, by pokryć koszty stałe przy aktualnej marży. Wystarczy arkusz, by w godzinę zbudować realistyczny plan.
Rezerwa gotówkowa powinna pokrywać przynajmniej kilka tygodni kosztów stałych. Da się to osiągnąć przez przedpłaty lub zaliczki od klientów, faktoring dla wystawionych faktur, a nawet proste zmiany warunków zakupu, takie jak dłuższe terminy płatności u dostawców, zamówienia mniejszych partii, odkładanie zakupu sprzętu o miesiąc. Ważny jest rytm przepływów, ponieważ nawet niewielka nierównowaga między terminami przychodów i wydatków potrafi zjeść całą marżę.
Na końcu dobrze jest przygotować kalendarz podatkowo-składkowy i cykliczne przeglądy finansów. Raz w miesiącu opłaca się przejrzeć koszty stałe, zrezygnować z nieużywanych abonamentów i renegocjować stawki tam, gdzie to możliwe. Kilka drobnych decyzji potrafi obniżyć miesięczne wydatki o kilkanaście procent. To często robi różnicę między spokojnym rozwojem a koniecznością zamknięcia początkującej firmy.
