Czym jest usługa typu wirtualne biuro ?
Usługa reklamowana często w internecie jako wirtualne biuro lub wirtualne biuro Warszawa na pierwszy rzut oka kojarzy się z usługą internetową lub komunikatorem internetowym. Nic bardziej mylnego. Wirtualne biuro to typowa usługa stacjonarna. W niniejszym artykule opiszemy ją na przykładzie wirtualnego biura zlokalizowanego w stolicy, czyli w Warszawie.
Wirtualne biuro Warszawa centrum, czyli oferta obsługi siedziby firmy
Czym jest wirtualne biuro Warszawa ? To bardzo niedroga lecz skuteczna możliwość posiadania siedziby firmy w stolicy, w ścisłym jej centrum, w bliskiej odległości od Pałacu Kultury czy Dworca Centralnego. Wirtualne biuro to także świetny przykład ekonomii współdzielenia, czyli korzystania z danego przedmiotu niedrogo ze względu na współdzielenie go z innymi użytkownikami.
Wirtualne biuro to usługa stacjonarna rozwiązująca problem adresu siedziby firmy, który wpisujemy do CEiDG lub KRS i jesteśmy wtedy zobowiązani do odbierania pod tym adresem wszelkiej korespondencji. W przypadku siedziby wpisanej do KRS istnieje domniemanie, że dane z tego rejestru są w pełni aktualne, wobec czego spółka wpisana do KRS odpowiada finansowo, jeśli nie odbierze pod swoim adresem listu z sądu czy urzędu. Dlatego właśnie odpowiedni adres do rejestracji firmy jest tak istotny.
Komu i kiedy potrzebne jest wirtualne biuro ?
Wirtualne biuro potrzebne jest przedsiębiorcom zakładającym działalność gospodarczą lub spółkę. W przypadku spółki przedsiębiorca może pochodzić z dowolnego rejonu kraju lub nawet świata i założyć sobie spółkę na adresie w centrum Warszawy. Jedynym wymogiem formalnym jest odbycie posiedzenia zarządu spółki raz do roku w jej siedzibie, na co przedsiębiorca powinien mieć jakiś dowód, w szczególności, gdy jest to osoba spoza Polski.
Wirtualne biuro jest więc usługą wynajmu adresu siedziby w celu umieszczenia go w CEiDG lub KRS, ale na tym usługa ta się nie kończy. Wirtualne biuro to także obsługa siedziby firmy, czyli pod adresem wirtualnego biura znajdziemy personel czekający na listonoszy, kurierów lub urzędników. Personel ten odbiera korespondencję w imieniu klienta wirtualnego biura a także składa ewentualne wyjaśnienia urzędnikom np. weryfikującym czy podatnik VAT aktywny faktycznie odbywa posiedzenia zarządu pod podanym w urzędzie adresem i czy jest z nim stały kontakt.
Personel wirtualnego biura o odebranej korespondencji informuje klienta wirtualnego biura na email bądź SMS. Możliwe jest także posyłanie skanów tejże korespondencji.
Kiedy wirtualne biuro uznać za dobre ?
Siedziba spółki powinna być adresem stałym a najlepiej, gdyby nie zmieniała się przez przynajmniej 10 lat. Szereg serwisów internetowych analizuje spółki z o.o., komandytowe czy S.A. i w przypadku spółek często zmieniających adres siedziby jest to bardzo źle odbierane. Nadawany jest takiej spółce ranking niski lub nawet śmieciowy.
Zmiana adresu spółki w KRS to z jednej strony wydatek, z drugiej strony konieczność składania trudnego formularza do KRS, ale przede wszystkim konieczność informowania kilkudziesięciu kontrahentów o zmianie adresu do faktur i do korespondencji.
Należy więc wybrać takie wirtualne biuro, które cały czas będzie funkcjonowało pod swoim adresem. Jest tak wtedy, gdy właściciel biura wirtualnego jest jednocześnie właścicielem lokalu, w którym prowadzi wirtualne biuro a nie jakimś tymczasowym jego najemcą.
Wirtualne biuro koniecznie musi być zlokalizowane w lokalu na tyle dużym, by posiadało sale do spotkań, sale konferencyjne na spotkania zarządu czy zgromadzenia wspólników.
Sale takie muszą znajdować się bezpośrednio pod adresem biura wirtualnego.