Wraz z końcem tego roku przestanie obowiązywać przepis wymagający archiwizowania akt aż przez 50 lat. Nowy okres archiwizacji to 10 lat – oznacza to, że pracodawca będzie musiał trzymać dokumenty nowych pracowników tylko przez dekadę.
Ta zmiana wymaga od ZUS modyfikacji własnego systemu elektronicznego, aby można w nim zapisać więcej danych zabezpieczających prawa pracowników do ubezpieczenia społecznego. W związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, pracodawcy będą przekazywali do ZUS szerszy zakres informacji za swoich pracowników, co pozwoli zabezpieczyć ich prawa nabyte, dotyczące świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Nowy system znacząco ułatwi życie przedsiębiorcom tak aby nie odbyło się to kosztem pracowników.
Przygotowania do elektronizacji akt pracowniczych Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczyna od ogłoszenia przetargu na modyfikację swojego systemu informatycznego KSI ZUS pod kątem możliwości gromadzenia danych z akt pracowniczych. Zakład chce rozstrzygnąć przetarg jeszcze przed wakacjami.
Od 1 stycznia 2019 r. w związku ze zmianami w przepisach skraca się okres przechowywania pracowniczych akt osobowych z 50 do 10 lat dla wszystkich nowo zatrudnionych osób. Pracodawcy będą mogli przechowywać akta w formie elektronicznej. To pozwoli pracodawcom ograniczyć koszty działalności, ale jednocześnie rozszerzy zakres danych, jakie pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS-u za swoich pracowników i zleceniobiorców.
Skróceniu może ulec także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej powstałej w latach
1 stycznia 1999 r – 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie
o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie, a także przekaże raport informacyjny, który będzie zawierał wszystkie niezbędne dane.
Od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnicy składek na bieżąco będą zobowiązani do przekazywania do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu np. kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.
Dodatkowo w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r., pracodawcy będą podawali dodatkowe dane dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy np. datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę z inicjatywy, której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Szerszy zakres informacji przekazywanych przez pracodawców do ZUS, pozwoli na zabezpieczenie wszelkich praw nabytych pracowników, dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
Źródło: materiały prasowe ZUS